Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê máy photocopy không?

Thuê máy photocopy cho doanh nghiệp nhỏ đang là lựa chọn được nhiều startup quan tâm hiện nay. Thay vì bỏ ra hàng chục triệu để mua máy, nhiều công ty quy mô nhỏ đang cân nhắc thuê để tiết kiệm chi phí ban đầu và linh hoạt hơn trong vận hành.

Tại sao doanh nghiệp nhỏ thường cân nhắc “thuê máy photocopy”?

Máy photocopy không còn là thiết bị “xa xỉ”. Ngay cả startup công nghệ, agency marketing hay văn phòng luật nhỏ cũng cần in hợp đồng, tài liệu trình khách, báo cáo nội bộ, tài liệu đào tạo… Tuy nhiên, mua máy photocopy mới chính hãng (Ricoh, Toshiba, …) có giá từ 45 - 120 triệu đồng, chưa kể chi phí mực, giấy, bảo trì và sửa chữa sau này.

Lợi ích và hiệu quả tài chính khi thuê máy photocopy cho doanh nghiệp nhỏ:
 

Doanh nghiệp như thế nào nên thuê máy photocopy?

Việc thuê máy photocopy cho doanh nghiệp nhỏ không có một công thức cố định cho tất cả, mà phụ thuộc chặt chẽ vào sự tương quan giữa quy mô nhân sự và lưu lượng bản in thực tế hàng tháng.

Startup giai đoạn đầu (Quy mô dưới 5 nhân sự)

• Nhu cầu: Với startup giai đoạn đầu, đặc biệt khi đội ngũ chỉ dưới 5 người, nhu cầu in ấn photocopy thường không cao,  khoảng 800 - 2.500 bản/tháng. 

• Mục đích: Chủ yếu phục vụ các công việc nội bộ như in hợp đồng, tài liệu họp, hồ sơ pháp lý cơ bản hoặc tài liệu marketing đơn giản. Lúc này, thuê máy photocopy là lựa chọn tối ưu và được khuyến nghị mạnh mẽ.

Một startup Fintech tại Cầu Giấy, Hà Nội với 5 nhân sự đã chọn thuê máy Ricoh. Tháng đầu họ chỉ in khoảng 1.200 bản. Nhờ thuê máy, công ty tiết kiệm hơn 50 triệu đồng trong năm đầu tiên và dùng số tiền này để chạy chiến dịch marketing.

Giai đoạn tăng trưởng (Quy mô khoảng 10 nhân sự )

• Nhu cầu: Khi đội ngũ đạt mốc 10 người, khối lượng công việc bắt đầu tăng tốc, nhu cầu in ấn và quét (scan) tài liệu dao động từ 5.000 - 10.000 bản/tháng.

• Mục đích: Phục vụ in ấn tài liệu đào tạo, hồ sơ thầu, hóa đơn và số hóa tài liệu văn phòng thường xuyên. Ở giai đoạn này, sự ổn định của thiết bị là yếu tố sống còn để không làm gián đoạn dòng chảy công việc.

Thuê máy giúp các doanh nghiệp nhỏ linh hoạt nâng cấp cấu hình thiết bị ngay lập tức khi quy mô mở rộng và số lượng nhân sự tăng trưởng nhanh.

Một đơn vị thiết kế nội thất tại Quận 1, TP.HCM với 12 nhân sự từng tự mua máy in cũ giá 15 triệu đồng. Kết quả, máy thường xuyên kẹt giấy (trung bình 3 lần/tuần), khiến nhân sự mất tổng cộng 10 giờ làm việc/tháng chỉ để xử lý lỗi. Sau khi chuyển sang thuê máy photocopy Toshiba e-STUDIO 3018A 3518A tốc độ 30 trang/phút với giá 650.000 VNĐ/tháng, tỉ lệ máy hoạt động ổn định đạt 99%. Công ty không còn mất chi phí cơ hội do dừng việc và đảm bảo 100% hồ sơ khách hàng được in ấn sắc nét, chuyên nghiệp.

Giai đoạn vận hành ổn định (Quy mô khoảng 20 nhân sự) 

• Nhu cầu: Khi quy mô đạt mốc 20 nhân sự, lưu lượng in ấn photocopy trở nên lớn và phức tạp hơn, dao động trung bình từ 10.000 - 20.000 bản/tháng.

• Mục đích: Cần các tính năng cao cấp như in mạng tốc độ cao (35-45 bản/phút), tự động đảo mặt, scan màu số hóa tài liệu và đặc biệt là tính năng quản lý mã người dùng (User Code) để bảo mật thông tin nội bộ.

Một Agency truyền thông tại Đà Nẵng với 22 nhân sự đã chuyển từ hệ thống máy in lẻ sang thuê một máy Photocopy Ricoh MP 4002 5002 với tốc độ in 40 trang/phút. Tổng chi phí thuê trọn gói chỉ còn 950.000 VNĐ/tháng. So với hệ thống cũ, Agency này đã tiết kiệm hơn hàng chục triệu VNĐ/năm, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp cho hồ sơ khách hàng nhờ chất lượng in ấn từ dòng máy công nghiệp.

Obox - Chuyên gia hỗ trợ thuê máy photocopy cho doanh nghiệp nhỏ và Startup

Việc lựa chọn một đơn vị đồng hành uy tín là yếu tố then chốt giúp giải quyết triệt để nỗi lo startup có nên thuê máy photocopy hay không. Với vị thế là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, Obox mang đến giải pháp thuê máy photocopy cho doanh nghiệp nhỏ dựa trên sự thấu hiểu sâu sắc về nhu cầu tối ưu chi phí và hiệu suất vận hành.

Giải pháp thuê máy photocopy cho doanh nghiệp nhỏ của Obox giúp tối ưu 100% dòng tiền và loại bỏ hoàn toàn chi phí bảo trì phát sinh.

Obox định danh thực thể thương hiệu thông qua các giá trị cốt lõi sau:

• Bề dày kinh nghiệm: Với gần 20 năm kinh nghiệm trên thị trường, Obox đã cung cấp giải pháp cho hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và startup tại Việt Nam.

• Đội ngũ kĩ thuật chuyên sâu: Sở hữu đội ngũ kĩ thuật viên có tới 25 năm kinh nghiệm về thiết bị photocopy, đạt các chứng chỉ kĩ thuật cấp bởi chính các hãng lớn như Ricoh, Toshiba. Điều này đảm bảo máy móc luôn trong tình trạng vận hành tốt nhất, đạt chỉ số ổn định trên 99%.

• Hỗ trợ thần tốc: Thấu hiểu "thời gian là vàng" đối với startup. Obox cam kết hỗ trợ online chỉ trong 5 - 10 phút và có mặt xử lý kỹ thuật trực tiếp tại nội thành trong vòng 2 - 4 giờ làm việc.

• Hệ sinh thái dịch vụ toàn diện: Không chỉ cho thuê trọn gói, Obox còn cung cấp các dịch vụ bán máy photocopy, sửa chữa chuyên sâu và tư vấn thiết kế thiết bị văn phòng tổng thể cho doanh nghiệp.

Sự tận tâm và tính chuyên nghiệp của Obox chính là điểm tựa vững chắc, giúp các doanh nghiệp mới thành lập loại bỏ gánh nặng về thiết bị để tập trung hoàn toàn vào các mục tiêu tăng trưởng đột phá.

Liên hệ thuê máy photocopy văn phòng tại OBOX

Trụ sở chính – OBOX Hà Nội
94 Lương Yên, Hai Bà Trưng – Hotline: 0907.521.222

Chi nhánh Đà Nẵng
80 Nguyễn Đăng Đạo, Cẩm Lệ – Hotline: 0905.177.222

Chi nhánh TP.HCM
184 Điện Biên Phủ, Bình Thạnh – Hotline: 0948.858.118

Email: mayvanphong@obox.vn
Website: https://obox.vn
Fanpage: facebook.com/Obox.vn