Toshiba hợp tác với AIDA: Đưa AI vào tự động hóa tài liệu và quy trình doanh nghiệp

Ngày 08/07/2026, Toshiba Tec công bố hợp tác với AIDA – Artificial Intelligence for Document Automation, doanh nghiệp chuyên về công nghệ xử lý tài liệu thông minh và tự động hóa quy trình bằng trí tuệ nhân tạo.

Thông qua hợp tác này, Toshiba bổ sung nền tảng Intelligent Document Processing của AIDA vào danh mục giải pháp chuyển đổi số, kết hợp AI, quản lý thông tin và tự động hóa quy trình nhằm giúp doanh nghiệp xử lý tài liệu nhanh và hiệu quả hơn. Toshiba TEC

Điểm đáng chú ý là giải pháp không tách rời khỏi hệ thống thiết bị văn phòng: AIDA có thể được truy cập trực tiếp từ máy photocopy đa chức năng Toshiba, cho phép quá trình tự động hóa bắt đầu ngay từ thời điểm tài liệu được scan. Toshiba TEC

Từ scan tài liệu đến xử lý dữ liệu bằng AI

Mỗi ngày, doanh nghiệp phải xử lý một lượng lớn thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau:

• Hóa đơn
• Hợp đồng
• Đơn đặt hàng
• Phiếu giao nhận
• Biểu mẫu
• Hồ sơ
• Email và thư từ khách hàng

Với cách làm truyền thống, nhân viên thường phải scan tài liệu, đặt tên file, phân loại, nhập lại dữ liệu và chuyển tài liệu tới bộ phận tiếp theo.

Đây là những công việc tốn thời gian, có tính lặp lại cao và dễ phát sinh sai sót.

Nền tảng AIDA sử dụng khả năng hiểu tài liệu nâng cao, Machine Learning và Generative AI để tự động tiếp nhận, nhận diện, phân loại và trích xuất thông tin từ tài liệu và dữ liệu doanh nghiệp. Toshiba TEC

Thay vì chỉ:

Scan → PDF

quy trình có thể tiến xa hơn:

Scan → Nhận diện tài liệu → Trích xuất dữ liệu → Phân loại → Áp dụng quy tắc → Chuyển sang bước xử lý tiếp theo

Đây chính là sự khác biệt giữa số hóa tài liệu và tự động hóa quy trình dựa trên tài liệu.

AI có thể hiểu cả tài liệu có cấu trúc và phi cấu trúc

Một trong những thách thức lớn của tự động hóa tài liệu là dữ liệu doanh nghiệp không phải lúc nào cũng nằm đúng một vị trí cố định.

Ví dụ, hai nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn với bố cục hoàn toàn khác nhau. Hợp đồng, email, đơn đặt hàng hay thư khách hàng còn có cấu trúc đa dạng hơn.

Theo Toshiba, AIDA có khả năng xử lý cả thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc, sau đó áp dụng các quy tắc nghiệp vụ và kích hoạt bước tiếp theo của workflow. Toshiba TEC

Điều này mở rộng đáng kể phạm vi ứng dụng so với phương pháp thu thập dữ liệu tài liệu truyền thống.

Kết nối với ERP, CRM và hệ thống quản lý tài liệu

Một giải pháp tự động hóa chỉ thực sự hữu ích khi có thể hoạt động cùng hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng.

AIDA có khả năng tích hợp với các nền tảng hiện có như:

ERP – CRM – Hệ thống tài chính – Document Management System

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình hiện tại mà không nhất thiết phải thay đổi toàn bộ hạ tầng CNTT. Toshiba TEC

Ví dụ, với quy trình xử lý hóa đơn:

Hóa đơn → Scan trên MFP Toshiba → AI nhận diện → Trích xuất nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền → Kiểm tra dữ liệu → Chuyển vào hệ thống kế toán/ERP → Tiếp tục quy trình phê duyệt

Nhân viên không còn phải thực hiện thủ công từng bước như trước.

Với doanh nghiệp xử lý hàng nghìn chứng từ mỗi tháng, việc giảm thao tác lặp lại có thể tạo ra khác biệt đáng kể về thời gian và hiệu suất.

Máy photocopy trở thành điểm khởi đầu của quy trình số

Đây cũng là phần đặc biệt đáng chú ý đối với người sử dụng máy photocopy Toshiba.

Theo Toshiba Tec, người dùng có thể truy cập AIDA trực tiếp từ thiết bị đa chức năng Toshiba, cho phép kích hoạt workflow ngay tại thời điểm tài liệu được đưa vào hệ thống. Toshiba TEC

Như vậy, vai trò của MFP đang thay đổi.

Trước đây:

Tài liệu giấy → Máy photocopy → File PDF

Ngày nay:

Tài liệu giấy → MFP Toshiba → AI → Dữ liệu → Hệ thống doanh nghiệp → Quy trình tự động

Máy photocopy vì vậy không chỉ là thiết bị đầu ra phục vụ in ấn mà còn có thể trở thành điểm tiếp nhận thông tin đầu vào của quy trình số.

Từ tự động hóa đến Agentic AI

Hợp tác giữa Toshiba và AIDA còn hướng tới một bước phát triển xa hơn là Agentic AI.

Nếu tự động hóa truyền thống chủ yếu thực hiện những quy tắc được thiết lập sẵn, kiến trúc Agentic AI của AIDA cho phép phối hợp nhiều hành động dựa trên AI để thực hiện những quy trình phức tạp hơn.

Người dùng cũng có thể tương tác với thông tin doanh nghiệp bằng ngôn ngữ tự nhiên, khai thác thông tin và tự động hóa nhiều tác vụ thường xuyên. Toshiba TEC

Mục tiêu không chỉ là:

“Đọc được tài liệu.”

Mà tiến tới:

“Hiểu thông tin → xử lý → đưa ra hành động tiếp theo.”

Đây là bước chuyển từ xử lý tài liệu đơn thuần sang Intelligent Document Processing – xử lý tài liệu thông minh.

Toshiba mở rộng từ thiết bị sang giải pháp chuyển đổi số

Sự hợp tác với AIDA cũng phản ánh một hướng phát triển rộng hơn của Toshiba Tec.

Máy photocopy và máy in vẫn là những thiết bị quan trọng trong môi trường làm việc, nhưng giá trị ngày càng nằm ở khả năng kết nối thiết bị với dữ liệu, phần mềm và quy trình nghiệp vụ.

Theo Toshiba Tec, việc bổ sung AIDA giúp mở rộng danh mục giải pháp với khả năng tự động hóa bằng AI, hướng tới giảm công việc thủ công và khai thác tốt hơn giá trị từ thông tin doanh nghiệp. Toshiba TEC

Điều này cũng phù hợp với sự thay đổi của môi trường văn phòng hiện đại:

Print → Scan → Digitise → Understand → Automate

Từ một thiết bị phục vụ in và sao chụp, MFP ngày càng trở thành một phần của hạ tầng quản lý thông tin doanh nghiệp.

Từ công nghệ đến hiệu quả công việc thực tế

AI chỉ thực sự có giá trị khi giúp công việc trở nên đơn giản hơn.

Với những doanh nghiệp phải xử lý lượng lớn hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ, biểu mẫu và chứng từ mỗi ngày, tự động hóa tài liệu có thể giúp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Sự hợp tác giữa Toshiba và AIDA cho thấy một hướng phát triển rõ ràng: kết nối thiết bị MFP với AI và hệ thống quản trị để biến tài liệu thành dữ liệu có thể xử lý và đưa trực tiếp vào quy trình doanh nghiệp.

Đây cũng là bước phát triển tự nhiên của máy photocopy trong môi trường làm việc số – từ một thiết bị xử lý giấy trở thành cầu nối giữa tài liệu, dữ liệu và quy trình làm việc.

Tại Việt Nam, Nhất Vinh tiếp tục cập nhật các công nghệ, sản phẩm và giải pháp mới từ Toshiba, hướng tới mục tiêu đơn giản hóa công việc văn phòng, giúp khách hàng khai thác thiết bị hiệu quả hơn và từng bước ứng dụng những công nghệ mới vào môi trường làm việc.